CDi en el 1er Congreso del comercio de decoración hogar y textil hogar

Esta entrada va a ser más breve que de costumbre. Simplemente comentaros que dos personas de CDi van a participar desde el 28 al 30 de enero (el fin de semana que viene) en el 1er Congreso del comercio de decoración hogar y textil hogar.

Las ponencias van a tratar sobre dos temas muy interesantes que pueden ser importantes para cualquier persona que gestiona o es propietaria de un comercio. La necesidad de diferenciación del comercio a través de la innovación y la necesidad de realizar un seguimiento de la rentabilidad de la tienda (o punto de venta).

Esperemos que estas dos ponencias sean de interés para los asistentes (aproximadamente 200 profesionales del sector) y que contribuyan a mejorar, aunque sea en ligera medida, la situación del comercio minorista que resulta sumamente importante tanto por su capacidad para activar la economía y generar empleo como para dinamizar la vida en nuestras calles. En las próximas semanas publicarémos aquí el contenido de nuestras ponencias para que puedan ser consultadas.

Por otro lado, vamos a intentar hacer un esfuerzo por ampliar el contenido gráfico y animar este blog con mayor contenido audiovisual.

Os dejamos con un video de Pet Shop Boys relacionado con la actividad de consultoría..."let's make lots of money"...

El impacto económico de las inversiones públicas

En el entorno socioeconómico las Administraciones Públicas se enfrentan a importantes retos como la crisis financiera internacional, la reducción de los ingresos (y en consecuencias de los presupuestos públicos), la disminución de las posibilidades de acceder a la deuda para su financiación, etc. En términos generales podría decirse que la Administración Pública, al igual que ocurre con las empresas, dispone de mayores dificultades para acceder a recursos financieros adicionales.

En cualquier caso, a pesar de esta situación, las Administraciones deben continuar proporcionando servicios a los ciudadanos (educación, sanidad, desarrollo social y personal, etc.), así como promocionando el desarrollo de inversiones públicas que contribuyan a mejorar la competitividad de sus áreas de actuación (nacional, regional y local) y a su desarrollo económico.

En este sentido, las inversiones públicas deben concentrarse en proyectos de inversión transformadores, generadores de valor añadido en el futuro de las regiones y sostenibles tanto económica como medioambientalmente. En definitiva, proyectos que contribuyan al futuro desarrollo económico de sus áreas de actuación y que no supongan “parches” ante la crisis o para mejorar momentáneamente las estadísticas de empleo.

Además, las inversiones deben desarrollarse con el mayor grado de eficiencia económica para alcanzar el mayor impacto económico y social posible. Para ello la Administración debe contar con una serie de herramientas que permitan determinar el impacto de sus inversiones.

En esta entrada se van a presentar y analizar las ventajas e inconvenientes de diferentes métodos y herramientas existentes para analizar el impacto de inversiones públicas. En futuras entradas nos centraremos en dos de los métodos que se comentarán de manera breve en esta entrada el modelo de análisis coste beneficio y el modelo input-output.

Métodos para la medición del impacto de inversiones públicas

Los principales métodos que vamos a analizar son los siguientes:

Dinámica de sistemas.

Modelos econométricos.

Función de producción.

Modelo input-output.

Dinámica de sistemas

La dinámica de sistemas se concreta en la elaboración de modelos dinámicos de simulación económica que contemplan un amplio número de aplicaciones: gestión empresarial, definición de políticas públicas, construcción de modelos urbanos, regionales, etc.

Estos modelos se realizan mediante aplicaciones informáticas que simulan el comportamiento de la economía tanto regional como nacional, así como su evolución ante la variación de determinadas variables.

La principal ventaja de este modelo de análisis de impacto económico es que es dinámico, es decir, tiene en consideración la variable tiempo y cómo evolucionan las variables. Asimismo, tiene la ventaja de que toma en consideración una amplia variedad de variables económicas y sociales y su evolución. Finalmente, este modelo puede combinarse con otros instrumentos de análisis tanto microeconómicos (método Delphi, encuestas, etc.) como macroeconómicos (input-output, econométricos, etc.).

La principal desventaja de estos modelos es que resultan muy costosos (tanto en términos económicos como en plazo para su desarrollo), así como elevadamente complejos de desarrollar, dado que resulta difícil obtener un número suficiente de variables y datos de partida homogéneos (en cuanto a número de registros, antigüedad, periodicidad de registro, idoneidad del cálculo, etc.)

Modelos econométricos

Los modelos econométricos permiten establecer la relación entre una serie de variables (empleo, inversión pública, gasto en I+D+i, etc.) y la variable objetivo (renta). Estos modelos tienen la particularidad de que pueden ser definidos de manera expresa para cada caso de análisis en función de las variables a analizar.

Se trata de modelos de carácter dinámico, fáciles de desarrollar con programas informáticos de cálculo que se pueden diseñar y adaptar para cada estudio particular en función de las necesidades de información.

Los principales inconvenientes del modelo hacen referencia a la complejidad de obtener series históricas que permitan que el modelo sea suficientemente significativo, a no tener en consideración potenciales variaciones en la tecnología, dado que se estructuran sobre datos pasados, a la concentración en un número limitado de variables y a la posibilidad de que una vez desarrollado el modelo las variables no sean significativas.

Función de producción

La función de producción es una aplicación de los modelos macroeconómicos que implica relacionar el PIB con otras variables: capital, empleo y gasto público. Este modelo permite determinar la incidencia de la inversión pública sobre la actividad económica.

Las ventajas e inconvenientes de este modelo son las propias de los modelos econométricos, si bien conviene reseñarlo de manera independiente, ya que se emplea como método específico para determinar el impacto de las inversiones públicas. Este modelo es limitado, ya que se concentra sobre una relación limitada de variables que no siempre (de hecho muy escasas veces) explican la evolución de la producción. Por otro lado, resulta más fácil de calcular, dado que se basa en datos proporcionados por la contabilidad nacional o la contabilidad regional de la mayor parte de los países.

Análisis coste beneficio

Los modelos de Análisis Coste Beneficio (ACB) tienen por objeto evaluar la rentabilidad social de un proyecto de inversión mediante la valoración, en términos económicos, de todos los costes y beneficios vinculados al proyecto.

Una vez establecidos los costes y beneficios tanto económicos como sociales, medioambientales, etc. de una determinada inversión se puede obtener su rentabilidad mediante el cálculo del Valor Actualizado Neto (VAN) y la Tasa Interna de Rendimiento (TIR) vinculada a dicha actividad.

Esta tipología de análisis permite analizar las inversiones públicas más allá de los resultados económicos tomando en consideración otros aspectos como la incidencia social y medioambiental.

Su principal inconveniente es que en ocasiones resulta compleja la cuantificación económica de determinadas variables sociales y medioambientales (aplicando los llamados precios sombra), así como el descuento de determinados aspectos que afectan a los precios de mercado (monopolio, subsidios, subvenciones, etc.). En cualquier caso, diversos organismos como la Unión Europea, el Banco Mundial, el Banco Interamericano de Desarrollo, etc. han desarrollado guías para la valoración de los principales beneficios y costes sociales y medioambientales habituales en diferentes proyectos de inversión.

Modelo input-output

El modelo input-output es un modelo matricial que determina el efecto sobre la producción, el valor añadido bruto, la renta y el empleo de una variación en la demanda, esto es, de un incremento de la actividad económica derivada de una determinada inversión.

Para su desarrollo se emplean las tablas input-ouput que son un instrumento estadístico que determina las relaciones económicas e intercambios que se producen entre los diferentes sectores económicos que constituyen una economía.

La principal ventaja de este modelo es que permite determinar el impacto de una inversión sobre las principales variables macroeconómicas de una manera sencilla y fiable basada en un instrumento estadístico que refleja la actividad económica existente en un país o región.

Los principales inconvenientes hacen referencia a que se trata de un modelo estático (no tiene en consideración la variable tiempo), así como que no tiene en cuenta los avances tecnológicos dado que refleja los intercambios de la economía en un momento concreto. Este último puede ser un factor relevante especialmente cuando la periodicidad de cálculo de las diferentes tablas input-output es grande (10 0 más años). Además, este modelo requiere que los organismos estadísticos elaboren y actualicen con periodicidad estas matrices, lo que no siempre está disponible en todos los países y/o regiones (aunque sí en los que disponen de servicios estadísticos más desarrollados).

Conclusión general sobre los modelos de impacto

Como puede observarse los diferentes modelos disponen de ventajas e inconvenientes. El empleo de uno u otro modelo dependerá de la información estadística disponible en cada economía, así como de los recursos existentes (tanto en términos de tiempo como de coste) para desarrollar los modelos.

En cualquier caso, se recomienda de cara a evaluar el impacto de las diferentes inversiones emplear varios de los métodos de manera combinada y/o complementarlo con métodos de carácter microeconómico (encuestas, consulta a expertos, método Delphi, etc.) que permitan realizar una valoración más amplia de las inversiones.

Gestión y control económico de proyectos

En primer lugar, antes de comenzar con el contenido de esta entrada, pediros disculpas por haber mantenido el blog sin actualizar en la última semana. Hemos estado trabajando en el diseño de nuestra página Web, lo que nos ha mantenido distraídos de otras actividades. De todas maneras estamos satisfechos de que nos hayan llegado algunas peticiones sobre contenidos a incorporar en este blog. De hecho esta entrada trata sobre una de las peticiones que nos han llegado la gestión y control de proyectos (gracias Jon por la petición).

Actualmente, cada vez es mayor el número de empresas y organizaciones que se organizan entorno a proyectos concretos, siendo esto especialmente destacable en empresas del sector servicios como ingenierías, consultorías, etc. pero también es cada vez más común en empresas industriales o incluso en las administraciones públicas.

La gestión y control de proyecto se ha convertido, en consecuencia, en una necesidad para la mayor parte de las organizaciones.

En este sentido, se han desarrollado diferentes metodologías para la gestión y control de proyectos entre las cuáles pueden destacarse la Guía PMBook editada por el Project Management Institute en qué se definen los criterios para la gestión, administración de proyectos. El Project Managemente Institute desarrolla una serie de cursos para acreditar a las personas como Projects Managers.

Asimismo, existen otros metodologías de gestión de proyectos como la Metodología 123 para la gestión de proyectos (Method 123 Project Management Methodology) que incluso proporciona herramientas específicas para la gestión de proyectos.

En cualquier caso, el objeto de esta entrada no es explicar estas metodologías en detalle. Más información sobre estas herramientas puede encontrarse en:

Project Managemente Institute. http://www.pmi.org/

123 Project Managemet methodology. http://www.mpmm.com/

El objeto de esta entrada es definir una serie de parámetros básicos a controlar para determinar la rentabilidad de un proyecto y, por tanto, gestionar eficazmente la parte económica de un proyecto. Éste constituye un elemento clave de decisión para muchas empresas, dado que permite apoyar la toma de decisiones sobre el desarrollo de determinados proyectos.

Estos parámetros deben planificarse de manera previa a la definición del proyecto, realizar un seguimiento durante su ejecución y una evaluación a la finalización para valorar las desviaciones y obtener aprendizajes (buenas prácticas y lecciones aprendidas) para el desarrollo de futuros proyectos.

Personas

El principal componente de cualquier proyecto son las personas.

En la fase previa a desarrollar cualquier proyecto (planificación) deben definirse adecuadamente las personas necesarias para desarrollar el proyecto, sus conocimientos, sus perfiles profesionales, sus roles y funciones durante el desarrollo del proyecto, así como su dedicación estimada.

Para gestionar económicamente el proyecto debe conocerse los costes/hora (costes/día si se planifica el proyecto en días). Un error en habitual es considerar exclusivamente los costes salariales de estas personas. Esto conlleva a errores en la gestión económica de los proyectos que incluso pueden generar pérdidas a las empresas.

En la determinación del coste hora (coste día) deben incluirse todos los gastos de la empresa no imputables a proyectos (mantenimiento de oficina, costes de amortización, suministros, etc.), incluida la parte proporcional de los gastos de otras personas no imputables al proyecto.

Durante el desarrollo del proyecto debe realizarse un seguimiento de las dedicaciones de las personas (horas/días imputados al proyecto) para comprobar si se está cumpliendo con las previsiones iniciales. Esto debe realizarse en paralelo al seguimiento de la planificación técnica del proyecto para determinar si están existiendo posibles desviaciones. Este seguimiento debe realizarse como mínimo mensualmente para evitar desviaciones que no puedan ser corregidas.

A la finalización del proyecto deben valorarse las desviaciones en relación a la planificación inicial, identificar las razones de dichas desviaciones, evaluar las medidas correctoras adoptadas, etc. En definitiva se trata de determinar que ha funcionado adecuadamente (buenas prácticas) y que errores (lecciones aprendidas) se han cometido durante el desarrollo del proyecto, con objeto de tenerlo en consideración para futuros proyectos. Conviene dejar documentado este aspecto para tomarlo en consideración adecuadamente en futuros proyectos.

Subcontratación

La contratación de personal (o empresas) externas a la organización es una práctica común de la mayor parte de las empresas y organizaciones.

En la planificación del proyecto debe determinarse qué parte del proyecto debe ser subcontratada, bien atendiendo a razones técnicas (conocimiento especializado, necesidades de personal específico,…) o bien atendiendo a razones económicas (menor coste de la subcontratación, externalizar la parte no sustancial de nuestra actividad, etc.). Debe determinarse las personas (o empresas a subcontratar), su tipología, su perfil, las funciones y/o tareas a desarrollar, los plazos de entrega, la relación con el equipo interno, etc.

Asimismo, debe establecerse el presupuesto estimado dedicado a las subcontratación. En función de las características de la empresa, su capacidad administrativa o su nivel de subcontratación, puede incrementarse ese presupuesto inicial en un porcentaje adicional derivado del coste interno que representa la gestión de la subcontratación (redacción y revisión de contratos, gestión de facturas, etc.)

Un elemento importante que puede condicionar los resultados de la organización es el periodo de pago. Se recomienda negociar un periodo de pago con los proveedores similar al periodo de cobro de los proyectos para evitar tensiones de tesorería que pueden representar un grave problema para las empresas. En caso de no ser posible se debería incluir dentro del proyecto los costes derivados del potencial anticipo de facturas (los intereses financieros derivados de la gestión de tesorería serían un parámetro a incluir dentro del coste hora de personal).

El seguimiento de la subcontratación debe realizarse periódicamente no sólo desde el punto de vista técnico (cumplimiento de los hitos, cumplimiento de los requisitos técnicos, etc.) sino también desde el punto de vista económico (gastos a imputar al proyecto conforme a los avances realizados, cantidades facturadas, cantidades pagadas, etc.). El periodo de seguimiento depende del tipo de proyecto, pero normalmente suele realizarse mensualmente.

A la finalización del proyecto se debe realizar una evaluación de la subcontratación no solo desde el punto de vista técnico sino también desde el punto de vista económico (desviaciones presupuestarias, coste interno de la gestión de la subcontratación, etc.). Al igual que en el caso de las personas se debería documentar esa valoración para tomarla en consideración en futuros proyectos.

A fines de medición de la rentabilidad de los proyectos subcontrataciones y aprovisionamientos de materias primas pueden tratarse de manera similar.

Otros costes imputables al proyecto

El desarrollo de un proyecto implica incurrir en una amplia variedad de gastos cuya tipología depende del tipo de proyecto. Algunos de los más comunes que se pueden mencionar son: viajes, dietas, alojamientos, mensajeros, etc.

Estos gastos se deben establecer y estimar en la planificación del proyecto. Éstos pueden condicionar el resultado de un proyecto sino se toman en consideración ni se planifican adecuadamente, aunque suelen tener menor incidencia sobre los resultados globales de una organización (salvo excepciones).

Estos gastos están relacionados normalmente con la actividad de las personas siendo necesarios planearlos en conjunto con las dedicaciones (ej. Si una persona debe realizar un viaje de 10 horas debemos planificar i)el coste del viaje y ii) 10 horas de dedicación al proyecto, aunque no sean directamente productivas).

Se trata de gastos que en muchas ocasiones son difíciles de estimar o de imputar a proyectos (material de papelería, mensajeros, etc.). Se puede realizar una estimación a tanto alzado (basada en la experiencia y corregida en función de los gastos) o en ocasiones repercutir esos gastos en los costes hora de las personas.

Durante el desarrollo del proyecto debe realizarse un seguimiento de estos gastos al menos con periodicidad mensual para controlar potenciales desviaciones. Asimismo, a la finalización debe valorarse su ejecución para determinar posibles motivos de desviaciones.

Ingresos del proyecto

Los ingresos (facturación) de un proyecto constituyen la parte esencial de su desarrollo. Incluso cuando se trata de un proyecto interno debe establecerse un ingreso previsto para cada proyecto (ej. Contribución al incremento de beneficios, a la reducción de costes internos, etc.). Normalmente cuando se trabaja con proyectos dirigidos a clientes resultan más fácil de determinar, dado que se corresponden con la facturación.

En la fase de planificación debe realizarse una estimación de los ingresos previstos por el proyecto. En este aspecto resulta importante, al igual que ocurría con la subcontratación, negociar con el cliente, además de las cantidades, el periodo de cobro para no generar tensiones de tesorería, especialmente trascendentes en el caso de las PYMES. El proyecto debe tener en consideración los costes de recurrir al anticipo de cobro de facturas (confirming) para poder valorar adecuadamente la rentabilidad del proyecto.

Los ingresos del proyecto tanto en términos de facturación como en términos de cobro deben seguirse periódicamente. Se debe valorar las potenciales desviaciones de los ingresos, así como las razones por las que éstas se han producido para evitar circunstancias que perjudiquen la rentabilidad del proyecto (reducción de pedidos, modificación de alcances, etc.). Esta evaluación debe realizarse igualmente a la finalización del proyecto.

Margen de contribución del proyecto

El Margen de contribución determina la valoración en términos económicos de la rentabilidad del proyecto.

Se emplean diferentes versiones del margen de contribución (i) Beneficio/Ingresos, (ii) Beneficios/Costes, (iii) Beneficios/costes personal que varían en función de los parámetros que puedan ser de mayor interés para la organización (i) rentabilidad de las ventas; (ii) cobertura de costes; (iii) cobertura de los costes de personal. La utilización de un parámetro u otro dependerá de lo que se prefiera medir en la organización, aunque los tres ratios se pueden emplear complementariamente.

La planificación inicial debe determinar un margen de contribución objetivo a alcanzar con el proyecto. Este margen debe revisarse periódicamente para determinar desviaciones en relación a la planificación y a los objetivos. Asimismo, a la finalización del proyecto debe evaluarse para determinar la rentabilidad alcanzada y los motivos de las desviaciones.

Éste es un parámetro que pueden emplear las organizaciones para determinar la idoneidad de desarrollar determinados proyecto o trabajar con determinados clientes al menos en función de criterios de rentabilidad económica (en ocasiones las decisiones pueden tomarse en función de otros criterios como presencia internacional, relevancia del proyecto, volumen de negocio, etc.)

La gestión de estos parámetros no resulta una cuestión compleja, pero si requiere de una importante disciplina para controlar la información económica de un proyecto y evaluar periódicamente las desviaciones. Además, resulta de suma importancia para las empresas, dado que la ausencia de una gestión y control económico de los proyectos incide notablemente sobre los resultados (normalmente de manera negativa) y, en consecuencia, sobre sus posibilidades de supervivencia.

Actualmente, son muchas las herramientas que permiten la planificación, seguimiento y evaluación de estos parámetros desde aplicaciones contables financieras como Navision hasta aplicaciones de gestión de proyectos como pueden ser la mencionada 123 Project Managemet methodology.

En el caso de las PYMES en función de su tamaño, número de proyectos y necesidades, los proyectos pueden ser gestionados económicamente a través de herramientas propias adaptadas empleando programas de ofimática MSProject y MSExcel combinados con las propias herramientas contables.