Una nueva visión de la estructura organizativa a través del enfoque de las 7S de McKinsey

El “Enfoque de las 7S de McKinsey”

En los últimos años se han extendido términos como “diseño organizativo”, “reestructuración”, “reingeniería de procesos”, “cambio organizativo”, etc. La existencia de un entorno cambiante ha llevado a plantearse a muchas empresas la necesidad de replantearse su estructura organizativa y funcionamiento para adaptarse mejor a las crisis.

En el año 1979 la firma de consultoría estratégica McKinsey and Co. desarrolló el denominado “Enfoque de las 7S de la Estructura Corporativa” (R. Waterman y T. Peter). Este modelo permite evaluar la implantación de la estrategia en una organización en función de 7 factores clave de la organización (7S en las palabras en inglés). Esta herramienta se ha utilizado frecuentemente para definir la estrategia de las organizaciones o para formular modificaciones en la estructura organizativa. Es una herramienta muy interesante, dado que ha sido empleada en multitud de empresa y organizaciones, de manera que aúna el potencial teórico con la aplicación práctica.

Los sietes factores clave de una organización son los siguientes:

• Estrategia (Strategy). La organización debe disponer de una estrategia. La estrategia vienedeterminada por una evaluación del entorno y la competencia, estableciendo una serie de acciones y una asignación de recursos dirigida a cumplir con los objetivos de la organización.
• Estructura (Structure). La estructura determina la organización y las relaciones de autoridad y responsabilidad existentes. Se encuentra supeditada a la estrategia, siendo un elemento facilitador para alcanzar una serie de objetivos.
• Competencias (Skills). Son las habilidades diferenciales de una empresa.
• Valores comunes (Shared values). Son los valores que comparten todo los miembros, traducen la estrategia de la organización en metas circulares uniendo a la organización en el logro de metas comunes.
• Sistemas (Systems). Son todos los procedimientos y procesos necesarios para desarrollar la estrategia (sistemas de información, sistemas y procesos de producción, presupuestos, controles, etc.).
• Estilo (Style). Es el estilo en que se comporta la dirección de la empresa. Establece el modelo o pauta de conducta a seguir por toda la organización.
• Personas (Staff). Las personas son las que se encargan de ejecutar la estrategia. La actividad de las personas debe estar orientada a alcanzar los objetivos de la estrategia.

Este modelo sostiene que la eficacia de la empresa depende de la interacción entre estos factores, algunos de los cuáles no han sido considerados de manera tradicional, lo que genera ineficiencias en la aplicación de la estrategia de una organización.

El modelo se sustenta, por tanto, en tres ideas:

• La existencia de una multiplicidad de factores que influyen en la viabilidad y correcto desarrollo de una organización.
• No es suficiente la identificación de esta diversidad de factores. Lo más importante es la combinación que se logra entre ellos para optimizar los resultados.
• La forma esquemática del modelo, más cerca de una red de relaciones que de una estructura piramidal, determina que a priori ninguno de los factores es más relevante para mejorar la eficacia organizacional. La importancia relativa de cada variable dependerá de las condiciones de tiempo y espacio.

El modelo determina que existen valores fundamentales, aspiraciones e ideas alrededor de las cuales se construye la empresa. Las empresas tratan de insuflar esa visión a la organización a través de frases o conceptos que ilustran es “misión fundamental de la empresa de cara al futuro”.

Nuestra visión del modelo de la 7S

Todos conocemos, trabajamos, hemos oído hablar,…de diversas organizaciones donde no se tienen en consideración las relaciones entre los factores claves caracterizados en el modelo de las 7S. Hablar de cada uno los problemas que aparecen en las organizaciones por centrarse en la modificación de algunos de estos aspectos (por ejemplo la estructura), sin tener en consideración el resto requeriría varias entradas de este blog.

Sin embargo, en ésta nos vamos a centrar en nuestra visión sobre la aplicación del modelo de las 7S. Muchas empresas (principalmente aquéllas de carácter más tradicional) definen su misión, visión y valores de manera previa a la definición de su estrategia para posteriormente tratar de inculcar esos valores a las personas que trabajan en la organización.

Esto implica un importante esfuerzo que no siempre se hace con suficiente intensidad o con los suficientes conocimientos (podríamos hablar largo y tendido de la desalineación entre los valores de la organización y el estilo de dirección), lo que conlleva a una desalineación entre los valores (y objetivos) de la organización y de las personas, lo que trae consigo importantes niveles de desmotivación y ineficiencia.

Para hacer frente a esta situación proponemos trasladar el centro del modelo a las personas. Las personas disponen de una serie de valores personales y competencias técnicas y profesionales. Las organizaciones se constituirían a partir de personas que se unen a través de unos valores compartidos y disponen de una serie de habilidades (que mediante la interacción conjunta se complementan y multiplican) que les permite definir qué quieren hacer (estrategia-objetivos) y cómo lo quieren hacer (estilo), lo que determina la forma de organización (estructura) y los instrumentos en que se apoyan (procesos).

Este método resulta más fácil de implementación en las empresas en creación, ya que las personas que las van conformando pueden ir modificando y estableciendo sus valores compartidos, sus competencias complementarias, estableciendo sus objetivos, forma de organización, etc.

Sin embargo, resulta de más compleja implementación en las empresas ya constituidas (cuanto más carácter tradicional tenga la empresa más difícil), dado que representa transferir la capacidad de decisión de la dirección a cada una de las personas de la organización. Esto supone cambiar estructuras basadas en status (cuotas de poder y control) a estructuras participativas (democráticas). Asimismo, implica abrir la información de la empresa a todas las personas que la constituyen.

Las ventajas que generaría una organización de estas características serían las siguientes:

• Alineación de la estrategia y los valores. Los objetivos (estrategia) y los comportamientos (cultura) son interiorizados por todas las personas de la organización y se encuentran alineados entre sí, lo que evita la existencia de desviaciones.
• Mayor motivación de las personas. Las personas se sienten participes de la organización, de todos sus aspectos, de manera que disponen de objetivos comunes. Las personas se sienten propietarias de su propio destino y del de la organización.
• Mayor adaptación de la estructura. La estructura se adapta a las necesidades de las personas y no a la inversa, de manera que se producen cambios sin la existencia de resistencias.
• Mayor capacidad de innovación. Cualquier persona puede aportar elementos a la organización que permitan mejorar procesos, productos o formas de actuar. Las personas son conscientes que los resultados se traducen en beneficio propio.
• Mejora de la imagen. El estilo de actuación de todas las personas de la organización es uniforme, de manera que no se transmiten imágenes diferenciales ni interna ni externamente. Además, ese estilo está relacionado con los valores intrínsecos de la organización.
• Concentración del esfuerzo en la actividad. La actuación de las diferentes personas se concentraría en el desempeño de sus actividades y no en otras cuestiones no relacionadas con los objetivos de la empresa (ascenso en la estructura empresarial).

En definitiva, este enfoque permitiría mejorar la eficacia de las organizaciones, así como la orientación hacia unos objetivos conjuntos y compartidos.